So’store

Le back-office magasin est un module primordial pour le fonctionnement de tout point de vente. C’est au sein de celui-ci que sont gérées toutes les informations nécessaires au remplissage d’un site : l’approvisionnement, les propositions de commandes, la tarification, les commandes promotionnelles ou non, la gestion des stocks, ses mouvements et les inventaires, l’assortiment produit, les cadenciers de commandes etc. Les interfaces de ce module sont paramétrables pour les centrales d’achats et sièges dans le cas des groupes de grande distribution afin d’avoir la main sur le référencement des produits, les prix nationaux, la mise à disposition des plans de vente tractés nationaux etc. afin de faire descendre les bonnes informations dans les magasins.  

Il a des fonctions de reportings, regroupement d’informations et calculs que l’on peut également trouver dans d’autres logiciels de gestion « back-office » mais il présente également des fonctionnalités qui sont :

• Les fiches produits 

Locaux ou non. Ces fiches comportent un tronc commun de données paramétrables et un ensemble d’informations par élément de nomenclature (ex : la taille mémoire pour la micro-informatique, le nutri score pour un plat cuisiné…). On y indique également les fournisseurs potentiels de ces produits selon le site depuis lequel est consultée la fiche et les informations permettant de déterminer les coûts logistiques, délais d’approvisionnement… si cela est nécessaire. 

• Les fiches fournisseurs 

Locaux/directs ou non. Ces fiches contiennent les informations sur les fournisseurs (de produits, de services, ou internes…) ainsi que les éléments financiers globaux qui les concernent.

• Les fiches sites

Un site est un magasin, le drive, un relais colis… Ces fiches fournissent les informations sur les sites de l’enseigne (accueillant les consommateurs en physique ou non) ainsi que les liens entre ces sites pour définir « un magasin étendu » (ensemble des sites géographiques du site commercial) ou encore « la zone de vente » qui regroupe l’ensemble des sites à proximité pouvant offrir des produits ou services communs aux consommateurs. 

• Les fiches clients

Ces fiches paramétrables permettent de connaitre les informations personnelles nécessaires, ses achats, ses offres, ses commandes, ses retours, ses préférences…

• Gestion des poids variables

Solomco permet la gestion de tout type d’unité pour les produits (pièce, poids, volume, longueur, surface …). Si l’EAN du produit est un poids variable, Solomco va prendre l’EAN de référence (prix à 0 et clef recalculée) pour trouver le produit associé.

• Gestion des tarifs

Solomco permet la gestion des grilles tarifaires avec remise en volume, selon des périodes… Les prix d’achat et les prix de transport peuvent également être gérés. Il est possible de rester au niveau d’un prix de revient « produit livré » si l’enseigne le souhaite. 

Solomco permet également la gestion des prix de vente, prix de vente conseillé et prix promo. Les prix de vente peuvent être différents (ou non) par site, forcés sur le prix conseillé pour les promotions nationales tractées… Tous les prix sont gérés à date. Les conditions générales entre l’enseigne et le fournisseur sont également prises en compte (RFA …) ainsi que les franco, escomptes et tout ce qui peut impacter la tarification et les marges. 

• Gestion des balisages

Il est possible de configurer tous les types de balisage utilisés par le site ainsi que le nombre d’étiquettes par produit. Si le site dispose d’une solution de balisage électronique, Solomco transfère les informations de changement de prix, changement de produit… avec la localisation associée au système de contrôle de ces étiquettes.

• Relevé de prix à la concurrence

Solomco permet de stocker les adresses de sites concurrent pour un site interne à l’enseigne. Les relevés de prix effectués sont ensuite chargés dans la solution et permettent d’établir des comparatifs. Par la suite, le logiciel permettra l’alignement des prix sur le moins cher ou sur un concurrent choisi. 

• Opérations commerciales

Il est possible de définir des opérations commerciales soit sous forme d’animations magasin, soit par des prix promotionnels sur une période pour tout ou partie des produits d’une catégorie. Les tracts définis par les services centraux sont accessibles sur site. Les informations sur les collections également.

• Calcul de marge

Le calcul de la marge se fait soit sur la base du prix de vente conseillé au moment de la réception, soit sur les ventes au moment où elles ont lieu. Pour le prix d’achat, Solomco fait l’hypothèse de la vente des produits les plus anciens encore en stock. La gestion rigoureuse de la démarque est donc nécessaire pour la fiabilité de ce calcul de marge.

• Gestion de la démarque

La démarque peut être de différents types :

• Casse : Le produit est endommagé et non vendable.
• DLC. Le produit est périmé et ne peut plus être vendu.
• DLC courte / antigaspi. Le produit est remisé. 
• Promotion et soldes. Il y a une animation commerciale sur ce produit, donc une perte potentielle de CA, une marge d’entrée à recalculer, une refacturation à l’entrepôt ou aux fournisseurs… 
• Inconnue. Ecart de stock constaté après inventaire, le plus souvent dû au vol. 

• Gestion des inventaires 

Les inventaires peuvent être de différents types (fiscaux, comptables, initiatives de contrôle…) et concernent tous les produits. La préparation de ces inventaires est gérée dans Solomco avec la possibilité de différencier la zone de vente des réserves. À la suite du comptage et du relevage, les informations saisies permettent de réajuster les stocks et de générer les mouvements de démarque associés pour obtenir une valorisation du périmètre inventorié. 

• Gestion de l’assortiment

Solomco permet de gérer autant d’assortiments que souhaité, qu’ils soient nationaux, locaux, régionaux ou complémentaires. Un site se positionne sur assortiment mais il peut ajouter ou retirer des produits un à un des assortiments supérieurs ou inférieurs. Par exemple, lors d’une animation commerciale, un site peut décider d’agrandir son assortiment pour présenter la gamme entière d’un fournisseur par exemple et revenir à son assortiment de base après l’offre. 

Cet élargissement de gamme se fait également lors d’une commande promo ou une commande de collection ou l’on gère des produits qui ne font pas partie de notre assortiment en temps normal et qui resteront en dehors des réappros automatiques. 

• Cadencement de commandes 

Le site peut définir son cadencement de commandes, c’est-à-dire les jours où il commande telle ou telle catégorie de produit. Ce cadencement peut également être fait par fournisseur.

• Cadenciers et propositions de commandes

Ces cadenciers peuvent être présentés par nomenclature produit (rayon, secteur) ou par fournisseurs. Ils regroupent tous les produits commandables d’un périmètre choisi en donnant les informations de dates et heures de livraison en fonction des dates et heures de commandes. Ce document est utilisé dans le cas des commandes manuelles, le plus souvent sur les rayons frais traditionnels où le réapprovisionnement automatique est difficilement applicable. 

Solomco calcule des propositions de commandes en fonctions du stock, des ventes moyennes hebdomadaires et des estimations de vente. Il est à noter que pour gérer le réappro automatique un seuil mini est défini par le site pour chaque produit pour déclencher une nouvelle commande en fonction de l’évolution des ventes et ses prévisions. Une mise à jour manuelle de ce seuil est possible.

• Commande promo

Pour les collections ou les tracts nationaux, il est indispensable que les sites anticipent la commande des produits ou, à minima, change le calcul des quantités à commander. Le bon de commande est mis à disposition des magasins par les services centraux en fonction du niveau d’assortiment du prospectus auquel ils participent. Le plus souvent ces versions de catalogues sont définies en amont en fonction de la superficie du magasin et sont applicables pour tous les tracts. 

Dans ces bons de commandes on retrouve les informations sur les produits à commander, les tarifs, mécanique promotionnelle, le stock actuel avant commande, l’historique de vente sur une opération similaire, si l’article est en photo ou non, si la promotion sera sur le web ou pas… et la possibilité d’étaler les livraisons pendant la durée de l’offre. 

• Gestion des mercuriales

C’est l’outil qui permet de commander les produits frais, le plus souvent « de saison », les produits à courts variables. Par exemple, pour commander du poisson, une mercuriale avec le contenu de la pêche est envoyée au magasin et il choisit les produits et quantité qu’il souhaite (sous réserve de disponibilité). En fruits et légumes, les prix peuvent changer tous les jours en fonction des négociations des acheteurs pour les produits non Français… Lors de la réception de ce type de produit, il faut tenir compte d’un coefficient de freinte pouvant réduire le poids reçu versus le poids commandé.

• Reportings

Enfin, le back-office magasin comporte aussi beaucoup de documents et bordereaux de reportings et informations, qui peuvent être consolidées selon l’endroit où l’information est consultée : un directeur régional aura accès au détail de tous les magasins de sa région avec une vision globale en comparaison avec les autres régions commerciales. 

Ces bordereaux concernent évidemment la synthèse du chiffre d’affaires, les mouvements de stocks en tous genres, les valorisations d’inventaires, extraction de valeur de stock à un instant T etc.